カスタム式アプリケーションの導入で、業務量がどれだけ減るのか試してみて下さい
必要な機能だけを組み合わせて、働き方に寄り添ったアプリが自分で作れる。思いのままに効率化できる「いいとこ取り」のグループウェアが今、選ばれています。
「営業が作成した資料をもとに、経理担当者が別のファイルを作成し、打ち間違えてしまう」
「テレワークをしたいが、社内で情報共有できるシステムがない」
「外回りの担当者のスケジュールが分からず、いつ連絡していいか分からない」
こうした小さな困りごとがあるものの、解決法が見出せず、従来通りの働き方を繰り返していませんか。そんな悩みをITの力で素早く解決してくれるのは、２０１９年１２月にマレーシアで立ち上がったNeoreka Asia Sdn.Bhd（ネオレカ アジア）です。
当社が提供するシステムの一番の魅力は、従来のグループウェアにある固定機能だけではなく、業務アプリを自由にアレンジ出来る「AppSuite（アップスイート）機能」が使えるところ。これさえあれば、高度な知識を使わなくても、あなたの会社にピッタリな社内システムを誰でも簡単に作れちゃいます。
アプリを取り入れた企業からは、
「多くの時間と労力をかけていた３万件の事務処理があっという間に終わり、３５００時間も削減できました」
「ITに詳しくなくても、アプリを作成でき、ユーザーも使いこなしています」
「システムが『縁の下の力持ち』となって、社員の意識変革も支えてくれました」
などと声が上がり、今では必要不可欠だと好評です。
当社の親会社であるネオジャパンは、グループウェアの開発歴２０年以上で、４３０万人を超えるユーザー数、顧客満足度第一位の実績を持つ日系企業です。
設立当初から、中小企業から大企業、行政、教育機関など職種を問わず、幅広い層から支持を得ています。
「なるべく多くの人にITを使ってもらい、仕事の負担を減らすこと」をヴィジョンに掲げているので、同業者と比較して約７割のコストでシステムを提供しています。
今回は、マレーシアでジェネラルマネージャーとして活躍する渡辺 立哉さんに現地の働き方や文化に寄り添い、企業の悩みを解決する仕組みについて伺いました。
◆プロフィール◆
株式会社ネオジャパン 経営統括室 海外事業担当
渡辺 立哉さん
これまで、IT関連の企業で、現地の子会社の社長としてタイに４年、シンガポールとで２年勤務した実績を持つ。ソフトウェアやアプリケーションなどの普及が行き届いていない東南アジアを舞台にシステム導入の立案から実行まで幅広く携わる。Neoreka Asia Sdn.Bhdの立ち上げとともに再びマレーシアへ赴任することになった。
グループウェアとは？部署を超えて情報共有をし、勤怠管理から請求書作成まで一括で管理。導入後、９割の社員がリモートワークを実現
－「グループウェア」ってよく耳にしますが、どんなシステムですか？
渡辺 どこの企業でも使われているITの仕組みなのですか、名前だけではピンとこないですよね。企業のコンピューターネットワークを活用して業務に必要なスケジュールやデータ、顧客管理などの情報を共有するソフトウェアです。日本の企業では、導入しているのが当たり前といっても良いくらい、浸透しています。
－具体的に、どのように使われていますか？
渡辺 例えば、営業がエクセルで顧客管理をしていたとして、縦に名前、横に住所などを打ちますよね。その情報を元に他の担当者が見積書の発行やコスト管理の資料を作成する。そうすると、同じような情報を再度打ち込むことになり、間違いを起こす可能性が出てきます。規模が大きければ大きいほど、仕事に関わる人も増え、管理が難しい。そういった問題を解決するのがグループウェアです。社内の情報をボタン一つで共有し、サクッと資料を作成できるのです。受注や顧客の情報管理、伝票作成も一括で管理できますよ。
－凄く便利そうです！他には、どんな機能が使えますか？
渡辺 残業管理、介護育休管理といった各種管理業務から、案件管理、見積書の作成、在庫管理、社用車や小口現金の管理などが可能です。請求書は、テンプレートを作っておくことで、顧客情報をクリックするだけで反映される仕組みです。社内の情報を集約して、一元管理することが容易となり、各種申請や決裁の高速化やペーパーレス化が実現できますよ。
―なるほど。これまで、どんな企業に提供してきましたか？
渡辺 親会社のネオジャパンは、製造業や建設業、官公庁や市町村といった行政関係や教育機関など業種は問わず、幅広く取引しています。規模は、職員５人の企業から４万人くらいまで、万遍なくといった感じです。現場から管理職まで全ての人に使っていただいています。
―実際に使った企業の感想はどうですか？
渡辺 アプリを使って、３万件の勤怠申請処理をした企業は、従来と比較すると約３５００時間削減しました。他にもペーパーレスで年間１億円のコストを減らしたところも。
―時間やコストダウンがサクッと出来るなんて夢のようです。最近は、自分でアプリをカスタマイズ出来るAppSuite機能が人気だとか。
渡辺 はい。これまでのグループウェアと違い、自分自身で必要な機能をカスタマイズ出来るので、どんな業務にも対応可能と好評です。チェックボックスやプルダウン、カレンダーや添付ファイルを付けるボタンなどアプリを作るための必要な部品を豊富に揃えています。これらをダウンロードしたテンプレートに追加していくだけなので、とっても簡単に企業の働き方に合わせた業務ツールが作成できますよ。WordやExcelのデータは、ファイルを取り込むだけで自動的にアプリ化できますし。他にも、既存のアプリをコピーして、一部分だけ変更して別の用途で使うことも可能です。
―これなら、ITの知識のない人でも作ることができそうですね！グループウェアを導入してリモートワークを実現した企業の声を聞かせていただけますか。
渡辺 同社で提供しているグループウェアやセキュリティビジネスチャットのChatLuck（チャットラック）を活用して、社員の９割以上をテレワークにする事が即実現したという声がありました。コロナ前と後でほとんど変わらない情報共有とコミュニケーションが出来たと喜んで頂けました。
―どんな人でも使える仕様になっているのですね
渡辺 はい。幅広い年齢層の方が簡単に操作できることを前提に作っているので安心してください。
マレー語、中国語、日本語の３ヶ国語で対応。マレーシアの働き方に寄り添った強力なサポートをします
―マレーシアに進出したのは、２０１９年１２月からだとか。
渡辺 ２０２０年の１月から事業を開始する予定だったのですが、新型コロナウイルスの影響で、遅れてしまって。本格的に始動し始めたのは、２０２０年８月からになります。
―海外に拠点を持つきっかけは？
渡辺 ５年ほど前に日本の大学に留学経験のあるマレーシア人が親会社に入社しまして。ちょうど海外進出を考えていた頃に、その社員が帰国することになりました。折角の経験を海外で生かしてもらいたいと、彼に現地での責任者を任せることにしました。
―日本とマレーシアの企業では、どんな違いがありますか？
渡辺 マレーシアは、ソフトウェアやアプリケーションの導入がまだまだ進んでいない印象です。日本では、色んなアプリを一つにパッケージ化した状態で販売するのが主流ですが、マレーシアだとシステムを導入する必要性を感じてもらえないので、上手くいかないですね。
―働き方の考え方が違うのでしょうか？
渡辺 日本だと『会社である以上、黒や赤、青のボールペンをひとまず揃える。ポストイットも、サイズ別に揃えておこう』と購入するのと同じような感覚で、多様な機能を揃えたグループウェアを一式導入します。対してマレーシアだと、まだグループウェアが浸透していないこともあり、話も聞いてもらえないことも・・・。あとは、日本の企業でチャットワークを導入する際は、セキュリティーの面などを考慮して、有料のものを使うケースが多いですね。マレーシアの企業では、割とフリーソフトを使っていますね。
―マレーシアでは、どのように業務ツールを販売されていますか？
渡辺 ソフトウェアが導入される事で、業務がどのように円滑になるか想像してもらうために、パソコン上で実際にサンプルを使って、操作してもらいます。そうすることで、より具体的に今抱えている問題を解消できることを実感してもらっています。あとは「いくらでも、あなたたちの使いたいようにアプリをカスタマイズできるのですよ」ということを知って頂きたいですね。
―日系企業でも、システムを使用する人は、マレーシアの方のケースがあるのですね
渡辺 そうですね。日本人でもマレーシア人でも操作できる仕様になっています。グループウェアで使用できる言語は今のところ日本語と英語になり、言語の設定はユーザーごとに変更可能です。またシステムや導入サポートのオペレーションは、英語、日本語、マレー語、中国語で対応可能です。日本の大学を卒業しているマレーシア人もおりますので日系企業様にもご安心いただいております。
―すでに他のシステムを導入していても、相談に乗っていただけますか？
渡辺 別システムからのお乗り換えおよび連携についてのご相談は無償で行っているので、お気軽にご連絡下さい。申し込みから最短３日で導入することも可能です。テンプレートを作成してほしい場合は、一週間ほどお時間をいただいています。当社のシステムに少しでも興味のある方は、ぜひ一度ご連絡くださいませ！
いかがでしたでしょうか。
ITというと難しいイメージが強く、グループウェアが企業にとって必要なものなのかイマイチ分かっていなかったのですが、話を聞くうちに、誰でも手軽に操作可能で、業務の効率化には欠かせないシステムだと実感しました。
企業では、ExcelやWordで資料を管理していることが多く、いちいちテンプレートを作成する手間もかかりますよね。
データを共有することで各部署間の業務を圧倒的に削減し、ミスも減らせる。
これからの時代の働き方について考えさせられるインタビューでした。
また、担当者の渡辺さんは、マレーシアと日本の風土の違いを楽しみながら仕事をされている気さくな方でした。
IT関連に長く携わっているからこそ、これまでの経験を元に企業の悩みに寄り添った提案をしてくれる頼もしさを感じました。
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